Cómo Superar los Retos Culturales y Desafíos Logísticos en Eventos organizados en Latinoamérica


¿Retos u Oportunidades Inesperadas? Claves para innovar, fortalecer relaciones y generar impacto en cada proyecto de evento organizado en Latinoamérica.

Autor: Felipe Pérez Henao | Director General, ONCE GROUP | Socio PCMA LATAM

En la industria de reuniones, los desafíos no son solo obstáculos, sino puertas abiertas a oportunidades inesperadas. Pues desde la creatividad, estrategia y colaboración, los retos más grandes pueden transformarse en éxitos memorables.

Trabajar en la industria de reuniones en América Latina ha sido un viaje de aprendizajes, retos y recompensas. La diversidad cultural, las complejidades geográficas y la necesidad de construir relaciones basadas en la confianza hacen de la región un escenario tan desafiante como fascinante. A lo largo de mi trayectoria como meeting planner y fundador de Once Group -una empresa colombiana especializada en la organización de convenciones y eventos comerciales, destacándose por crear experiencias que integran cultura local y estrategias de marketing-, he aprendido que tener éxito en esta región no solo depende de una planificación meticulosa o de un concepto creativo de impacto, sino también de adoptar un enfoque flexible y de tener la habilidad para identificar aliados estratégicos en cada ciudad, quienes hacen posible superar cualquier barrera.

Desafíos geográficos que inspiran innovación

Latinoamérica, con su vasto territorio y diversidad geográfica, plantea retos únicos para la organización de eventos. Las distancias considerables y, en algunos casos, la infraestructura limitada puede complicar la logística, especialmente cuando se trata de trasladar equipos y recursos a ciudades remotas o menos conocidas. Sin embargo, estos desafíos no son obstáculos insalvables, sino catalizadores que nos obligan a replantear estrategias y encontrar soluciones creativas.

La clave para abordar estas complejidades radica en una planificación anticipada que considere cada detalle del evento y en el entendimiento de los valores y necesidades de la marca. Además, trabajar de la mano con proveedores aliados locales no solo simplifica la logística, sino que también aporta perspectivas frescas e innovadoras que enriquecen la experiencia de los eventos.

En un reciente viaje de trabajo a Bolivia, debíamos ejecutar un evento en dos ciudades con limitaciones de infraestructura, y enfrentamos desafíos significativos relacionados con el transporte y los tiempos de montaje. Sin embargo, gracias a la colaboración con un proveedor regional, logramos implementar una solución innovadora que optimizó los recursos, mantuvo los costos bajo control y superó ampliamente las expectativas del cliente. Este caso no sólo reafirma la importancia de las alianzas locales, sino que también nos demuestra cómo los retos pueden convertirse en oportunidades para redefinir los estándares en la industria de eventos.

Cultura y confianza: pilares en relaciones de negocios

Uno de los mayores desafíos al operar en Latinoamérica es construir relaciones basadas en la confianza, pues es un proceso que va más allá de cerrar acuerdos de ejecución rápidos. En la región, las negociaciones requieren tiempo, paciencia y comprensión de las expectativas, valores culturales y estilos de comunicación de cada país.

Recuerdo un caso particular en Perú, cuando iniciamos nuestra operación hace algunos años, pues al trabajar con proveedores, nos encontramos cierta reticencia y condiciones de negociaciones más estrictas de lo habitual. Sin embargo, a través de reuniones constantes, transparencia y un genuino interés por sus necesidades, logramos establecer una alianza sólida.

Este vínculo no solo nos permitió ejecutar un evento impecable, sino que se convirtió en el inicio de algo mucho más significativo: una relación de confianza que abrió puertas a nuevas oportunidades y consolida nuestra presencia en la región. Más allá del éxito puntual, nos recordó una verdad esencial: las relaciones sostenibles no se construyen de la noche a la mañana. Requieren tiempo, empatía y un compromiso auténtico para crear alianzas que trascienden los proyectos y dejan un impacto duradero.

El talento intuitivo para identificar aliados clave

En la industria de reuniones, donde los detalles lo son todo, contar con el socio correcto puede marcar la diferencia entre un evento ordinario y uno memorable. Sin embargo, esos aliados clave no siempre son evidentes desde el principio y es aquí donde entra en juego una mezcla de estrategia, intuición y experiencia.

Recuerdo una vez en Chile, cuando tuvimos la oportunidad de trabajar con un proveedor de tecnología que revolucionó nuestra forma de abordar la producción audiovisual. Su capacidad para diseñar soluciones personalizadas no sólo se adaptó perfectamente a las necesidades de un evento que se replicaba en varios países, sino que también superó las expectativas de los clientes más exigentes. Y queda claro, que en la industria de reuniones, el verdadero éxito radica en aprovechar el talento local.

Transformando desafíos en oportunidades

Los desafíos no solo prueban nuestras capacidades, sino que también despiertan nuestra creatividad y nos obligan a repensar cómo conectamos a las personas. Más que un reto, cada evento se convierte en una plataforma para innovar, entender las dinámicas culturales y fortalecer vínculos que trascienden el corto plazo.

Un caso reciente en Ciudad de México me demostró que, a veces, las soluciones más simples son más efectivas. Creamos un espacio informal de networking, donde los asistentes con perfil de buyers describían en tarjetas sus retos principales y los participantes con perfil de suppliers aportaban soluciones a cada reto. Esta fue una forma de derribar barreras culturales entre asistentes de distintos países, fomentando conexiones significativas y colaboraciones estratégicas que han perdurado más allá del evento, pero ¿nos lo esperábamos? Claro que no, y eso es lo bonito de las soluciones en el momento.

Quisiera finalizar con una idea que resume mi trayectoria, y es que la organización de eventos en esta región requiere algo más que estrategia; exige sensibilidad, adaptabilidad y una visión clara de lo que se quiere lograr. Más allá de los números y la logística, el verdadero éxito radica en cómo las experiencias generan conexiones auténticas y construyen valor para todos los involucrados. Esto, en esencia, es lo que mueve nuestra labor como meeting planners en una región tan vibrante, diversa y que nos hace crecer cada día para ser mejores empresarios y por supuesto, personas.

 

Felipe Pérez Henao, Director General de ONCE GROUP, es un líder visionario en el sector de publicidad y mercadeo. Con una Maestría en Administración de Negocios, Felipe ha impulsado estrategias BTL innovadoras para multinacionales tecnológicas. Su pasión por el desarrollo social y la innovación se refleja en su carrera profesional. Felipe transforma ideas en experiencias impactantes, fomentando el crecimiento y la excelencia en cada proyecto. 

Felipe Perez Henao, Director General, Once Group

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