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Autor: Alisson Batres | CEO, Organización, S.A. | Socia PCMA
Lograr que un evento cumpla con los estándares internacionales de sostenibilidad no es tarea fácil. Requiere visión, compromiso y una coordinación estratégica entre múltiples actores, especialmente en eventos de gran escala como la Asamblea Anual de la Federación Latinoamericana de Bancos (FELABAN).
En 2024, Paraguay se convirtió en el segundo país de América Latina en alcanzar la certificación Bronce del Events Industry Council (EIC) para este evento, después de Guatemala en 2022. Haber liderado este proceso en ambas ocasiones ha sido uno de los mayores retos y logros de mi carrera en la industria de reuniones.
El camino hacia este logro se construye desde el inicio, con una estrategia de comunicación clara y la sensibilización de los involucrados como pilares clave. Incluso antes de iniciar capacitaciones o procesos operativos, la estrategia comenzó con la convocatoria de proveedores. En las bases de licitación se incluyó una explicación clara sobre qué es el EIC, junto con enlaces oficiales para que cada empresa conociera los estándares de sostenibilidad, entendiera el propósito y el compromiso del evento, y evaluara si sus servicios estaban alineados. Cada proveedor firmó este compromiso como parte de su propuesta.
Esta transparencia desde la contratación permitió seleccionar aliados informados y comprometidos. Posteriormente, se diseñó un plan de trabajo que incluyó reuniones con hoteles sede y sesiones técnicas con equipos de montaje, tecnología, catering y transporte, asegurando que cada actor de la cadena de valor contribuyera al objetivo común.
Uno de los retos más grandes fue adaptar los procesos de medición y documentación exigidos por el EIC (Events Industry Council) como manejo de residuos, eficiencia energética, accesibilidad e inclusión, en un contexto sin registros previos ni sistemas automatizados. Se implementaron metodologías propias de medición y validación, trabajando estrechamente con proveedores locales, incluyendo a la empresa encargada de medir CO₂, que hizo un trabajo extraordinario.
La medición de la huella de carbono fue central en este proceso, una práctica que debería convertirse en estándar para todo evento de gran escala. Es fundamental contar con una empresa especializada que no solo cuantifique las emisiones generadas, sino que proponga mecanismos reales para su mitigación, ya sea total o parcial. La metodología varía según el destino y sus recursos, pero lo importante es asumir la responsabilidad y avanzar hacia eventos con menor impacto ambiental.
Otro requisito clave de la certificación EIC, y a menudo subestimado, es la comunicación. No solo es un indicador medible, sino una herramienta para integrar a todos los participantes. Comunicar que forman parte de una experiencia responsable genera conciencia, pertenencia y compromiso. Por ejemplo, el manual del expositor incluyó un capítulo con todas las acciones sostenibles requeridas, lo que motivó a hoteles (algunos sin experiencia previa) a implementar mensajes, prácticas y materiales responsables en habitaciones, alimentos, bebidas y exhibiciones.
Un elemento organizativo crucial fue designar a un responsable interno de sostenibilidad dentro del equipo, actuando como auditor durante toda la planeación y ejecución. Más allá de cumplir un requisito técnico, esta figura garantiza seguimiento continuo, cumplimiento de indicadores y coherencia en las acciones. Este rol, coordinado con líderes de comisiones, reforzó la eficiencia operativa y el propósito colectivo.
Más allá del reconocimiento, una certificación internacional como la del EIC eleva la competitividad del destino anfitrión al posicionarlo como capaz de acoger eventos internacionales con criterios globales. Los proveedores mejoran sus estándares, descubren nuevas oportunidades y adoptan una mentalidad de mejora continua que trasciende al evento.
Desde lo más sencillo a lo complejo, algunas prácticas como reducir materiales impresos, priorizar productos locales o fomentar el reciclaje, fueron fáciles de adoptar. Otras, como implementar protocolos inclusivos o sistemas de medición, requirieron más esfuerzo. Sin embargo, cada práctica implementada fue capitalizada, hoy forman parte del ADN operativo del sector de reuniones y de la propuesta de valor de destino en Paraguay, integrándose como una cultura empresarial y ética.
Un legado como este va más allá del evento, los participantes, desde directores ejecutivos hasta personal operativo, vivieron una experiencia más consciente, donde la sostenibilidad fue tangible y participativa. La educación, la responsabilidad y el cambio cultural se integraron en todos los niveles. Todos los involucrados obtuvieron herramientas, conocimiento y una red activa de actores comprometidos con el desarrollo sostenible del destino.
Al recibir nuevamente el sello Bronce del EIC, confirmamos que es posible construir una industria de reuniones latinoamericana alineada con los más altos estándares internacionales, sin perder identidad ni propósito.
Cuando la sostenibilidad se asume con convicción desde el inicio, deja de ser un objetivo aislado y se convierte en una cultura viva que transforma personas, procesos y destinos.
Alisson Batres, CEO de Organización S.A., lidera con visión innovadora y experiencia internacional. Su trayectoria profesional refleja un profundo compromiso con el desarrollo empresarial y la excelencia operativa. Su liderazgo inspira a equipos diversos, promoviendo la innovación y la adaptabilidad en un entorno empresarial globalizado. Es socia de PCMA, miembro del Sustainability and Social Impact Committee EIC, y Ex Presidente de COCAL. 